Maîtriser Outlook : Techniques Avancées pour une Gestion Optimisée
Formation créée le 14/03/2025.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Cette formation avancée d’une journée permet aux utilisateurs d’Outlook d’exploiter pleinement les fonctionnalités avancées du logiciel pour une gestion optimisée de leurs emails, contacts, calendriers et tâches. À travers des modules pratiques, les participants apprendront à personnaliser leur interface, configurer plusieurs comptes, automatiser l’organisation des emails, et utiliser les outils de classement et de recherche avancée. Ils découvriront également comment optimiser la gestion des contacts, partager et déléguer des accès, et suivre leurs tâches efficacement
Objectifs de la formation
- Maîtriser l’envoi et la gestion avancée des emails
- Optimiser l’organisation et l’automatisation de la boîte de réception
- Gérer efficacement ses contacts et groupes
- Améliorer la gestion de son calendrier et de ses événements
- Automatiser les suivis et gérer les tâches Outlook
- Collaborer efficacement avec Outlook
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Cette formation s’adresse à tout utilisateur outlook
Prérequis
- Il est nécessaire d'être initié à l'utilisation d'un ordinateur et de pratiquer régulièrement l'environnement Windows.
Contenu de la formation
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Séquence 1 : Approfondissement sur la prise en main du logiciel
- Personnalisation de l'interface (Ruban, Barre d'outils Accès Rapide, etc.)
- Organisation des fonctionnalités (Messagerie, Contact, Calendrier, Tâche)
- Configuration de plusieurs comptes mails
- Paramétrer le Centre de gestion de la Confidentialité
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Séquence 2 : Gagner du temps avec sa messagerie
- Comprendre les différents modes d’affichage de la boite de réception
- Créer et gérer plusieurs signatures (envoi ou réponse et transfère)
- Créer et utiliser des modèles de mails
- Créer et utiliser les Actions Rapides
- Créer des groupes avec une adresse électronique générique
- Déléguer sa boite mails
- Archiver ses mails dans un fichier
- Suivre la synchronisation des messages (Envoi / Réception)
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Séquence 3 : Classement et recherche
- Poser et utiliser des indicateurs de suivi
- Classer les mails par catégories
- Créer des Mises en forme conditionnelles sur ses mails
- Créer et partager des dossiers de classement de mails
- Automatiser le classement des mails à l’aide des règles
- Effectuer une recherche avancée dans sa boîte de réception
- Créer des dossiers de recherche personnalisés
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Séquence 4 : Les contacts
- Créer des groupes de contacts
- Importer/Exporter une liste de contacts
- Ajouter des champs personnalisés dans la fiche contact
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Séquence 5 : Calendrier
- Utiliser les différents affichages du calendrier
- Créer et importer des calendriers
- Partager ses calendriers (par mail ou par autorisation)
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Séquence 6 : Gestion des tâches
- Assigner une tâche au destinataire ou/et à l’expéditeur d’un message
- Suivre et marquer une tâche
Équipe pédagogique
Formation animée par des Consultants formateurs ayant plus de 10 ans d'expérience dans le domaine
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Face à face pédagogique Participation active, mises en situations, apports théoriques de l’intervenant et exemples concrets
- Exercices en cours de formation
- Quizz et corrigé en fin de formation
- Feuille de présence
Ressources techniques et pédagogiques
- Travail sur Paperboard
- Support pédagogique personnalisé remis à chaque participant et déposé sur son espace apprenant
- Mise à disposition d'un espace apprenant
Modalités de certification
Modalité d'obtention
- Quizz d’évaluation et exercice corrigés en fin de parcours
Capacité d'accueil
Entre 2 et 10 apprenants
Délai d'accès
10 jours
Accessibilité
Nous nous engageons à garantir l'accessibilité de nos formations à tous. Nous adaptons nos supports pour répondre aux besoins spécifiques des apprenants en situation de handicap, assurant ainsi une inclusion totale et un accès égal à la formation